Al final te has dado cuenta que no puedes hacer todo tu mismo, que para que tu negocio pueda crecer, el primer cambio se tiene que producir en tí: tienes que delegar las tareas administrativas que te desbordan en una Asistente Virtual, es la mejor solución para recuperar tu tiempo y hacer crecer tu negocio.

 El secreto mejor guardado de las personas exitosas es saber delegar

Aún estas estancado en la creencia que “si quieres que el trabajo esté bien hecho, hazlo tu mismo” pues siento decirte que te equivocas, delegando el trabajo en una Asistente Virtual, puede llegar a estar mejor hecho y en menos tiempo, con lo que te ahorras dinero y quebraderos de cabeza.

Alguna vez has pensado que debías delegar, pero no sabes qué tareas ni cómo hacerlo. Al principio puede que sientas miedo porque crees que nadie como tú puede hacer las cosas tan bien,  que puedes perder el control de tu negocio y tu tiempo,  al tener que explicarlo todo, pero eso es solo una sensación, cuando delegas ves que no es así, estabas equivocado.

Yo siempre aconsejo a mis clientes que al empezar a trabajar conmigo empiecen con tareas pequeñas como llamadas, gestión de correo o reservas, por poner un ejemplo.  En poco tiempo te sentirás confiado y cómodo, y serás capaz de delegar tareas más grandes y de más responsabilidad. Una Asistente Virtual puede llegar  a convertirse en tu mano derecha online y entonces tu vida será otra, sentirás la liberación.

Para que todo esto ocurra necesitas aprender a delegar de una manera efectiva, pero no te agobies, todo se aprende con la práctica. La base de delegar es que transmitas la tarea de forma clara y precisa para que la otra persona la entienda.

Debes pensar, y sobre todo al principio, que tu Asistente Virtual no sabe nada de la tarea ni de tu negocio, así que es indispensable que des instrucciones claras, marca fechas límites, prioridades y qué esperas de la tarea.  Esto hace que  sea más fácil de lograr y en menos tiempo, y a la vez tú te ahorrarás dinero, ya que la Asistente Virtual  realizará el trabajo en menos horas.

También es importante que le expliques a tu Asistente Virtual porqué son para ti importantes y urgentes esas tareas, y sobre todo acepta su feeback, porque puede darte otra visión que hasta ahora no habías valorado, ya estás acostumbrado a ver todo bajo tu único punto de vista.

Tienes que sentirte cómodo y seguro delegando, tienes que dar tiempo al tiempo para que os vayáis conociendo.

Delegar no es tan fácil como levantarse un día y decir ¡“Voy a Delegar”!, conlleva un proceso.

Te doy algunas claves para para que empieces con éxito:

1. Cómo saber qué puedes delegar

Estas desbordado, pero ¿qué puedes delegar? Mi  consejo es que realices una lista, y durante 3 días te apuntes qué haces en tu jornada de trabajo. De ésta manera tendrás una visión de todas tus tareas y en qué dedicas tu tiempo: tareas facturables (que generan dinero) y tareas no facturables (tareas administrativas).

Debes ser capaz de diferenciar lo que puedes hacer con lo que debes hacer. Una buena manera es clasificar las tareas que te has apuntado en 3 columnas:

  • Qué trabajo no me gusta nada hacer
  • Qué trabajo no soy bueno haciendo y le decido muchas horas
  • Qué trabajo no debería de hacer, como las tareas repetitivas

Los resultados de  ésta lista te dirán en qué se te escapa tu tiempo y las tareas que tienes que delegar.

Quizás te aparezcan algunos de éstos ejemplos, que son comunes como devoradores de tiempo y es lo primero que tienes que sacarte de encima:

  • Tareas repetitivas: coger llamadas, correo electrónico, enviar un tuit.
  • Alguna tarea que necesitas habilidades que no tienes, como realizar una presentación. Puede que te parezca divertido e interesante aprender a realizar una buena presentación, pero no es inteligente para tu negocio ya que necesitarás tiempo adicional que no tienes.
  • Tareas que tienes que realizar pero sin plazo inmediato, ejemplo investigación de la competencia.

Seguro que en tu lista de tareas a delegar te han salido un montón de cosas a y  no eras consciente de ello.

2. Cómo delegar

Muy importante es el cómo delegar, tienes que ser capaz de hacer una descripción clara de la tarea.  Cuando empiezo a trabajar con un cliente, suelo ponerle éste ejemplo, y funciona.

Mal ejemplo de cómo delegar una tarea

“Necesito que me encuentres el mejor restaurante en Madrid de comida italiana y que me hagas reserva para mí y 3 amigos para el próximo sábado”

Buen ejemplo de cómo delegar una tarea

“Necesito que el jueves 4 de septiembre máximo me pases un listado con 3 de los mejores restaurantes de comida italiana en el centro de Madrid, envíame la lista, te escojo el que quiero ir y luego me reservas para 3 personas para el sábado 13 de Septiembre, a las 21h, y me envías los datos de confirmación de reserva.

A medida que vamos trabajando y conociéndonos no es necesario llegar a tal punto de descripción, porque sino matamos la iniciativa de la Asistente Virtual que es muy importante en el proceso.

Aunque  nunca hay que olvidar de dejar claro:

  • Qué tarea se espera la Asistente Virtual
  • Fecha límite para la entrega
  • Para qué necesitas la tarea
3. Cómo hacer seguimiento

No te creas que ya has delegado, has pasado la “pelota” y ahora ya está, delegar implica hacer un seguimiento, pero en ningún caso el seguimiento debe convertirse en  control.

La base de delegar se basa en la confianza pero en ambos sentidos. Tu Asistente Virtual completará tu trabajo en el tiempo marcado y según tus indicaciones, pero tú debes estar disponible si ella te necesita para hacerte algún comentario o duda que le surja.

4. Cómo valorar la tarea

Una vez realizado el trabajo debemos valorar, no tienes que pensar que la Asistente Virtual tiene que ser un clon de ti mismo, ella tiene sus propias maneras de hacer las cosas, lo importante es el resultado final. No intentes conseguir la perfección, piensa sinceramente si tú rondarías la perfección, y sobre todo no juzgues a la primera, tienes que dejar tiempo para que se ajusten dos personas.

5. Sobre todo motiva

Reconoce a tu Asistente Virtual su trabajo e implicación en la tarea, déjale claro que el trabajo que ha realizado ha sido de valor para ti. Así la ayudarás a estar motivada para próximas tareas.

Delegar y confiar tu trabajo en una Asistente Virtual es más fácil de lo que piensas, cuando delegas se abre un mundo nuevo de oportunidades en tu trabajo y en tu vida, y piensas ¿porqué no lo hice antes?

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