Los equipos virtuales han llegado a nosotros y están para quedarse, es un hecho de la vida empresarial actual.

¿Tienes un equipo virtual? o estas pensando en ello…

Pero antes de nada ¿qué es un equipo virtual?

Es un grupo de trabajo que principalmente las personas que lo componen interactúan a través de medios electrónicos.

Estas personas, si son bien lideradas, llegan a ser capaces de contrastar y diferenciar puntos de vista llegando a generar un proceso de construcción de conocimiento. La idea es que cada persona sea capaz de aprender más que lo que lo haría por sí sola, y aporte el mayor valor para la empresa.

Este equipo tiene que ser gestionado por un líder, bien puedes ser tu o “tu mano derecha”: tu online business manager o project manager.

Desde hace algo más de 2 años, gestiono en Innovassisant el equipo virtual y según mi experiencia lo más importante es que:

Ofrezcas a cada persona un feedback constante

Se un coaching en su carrera profesional, piensa en más allá de “ese puesto” y de “tu empresa”

Ofrece expectativas sobre la posibilidad de escuchar e impulsar sus ideas

Reconoce sus méritos

En resumen: Conviértete en un mentor profesional, no en un “jefe”

Mis consejos para gestionar tu equipo virtual:

1. Reunir al equipo físicamente desde el principio

Esto te puede sonar un poco raro, si somos virtuales porqué tenemos que conocernos cara a cara.

Pues porque esa comunicación es esencial para establecer relaciones y fomentar la confianza, pieza esencial para que el trabajo en equipo sea efectivo si tienes la oportunidad de que se conozcan presencialmente aún mejor.

En ese tiempo, haz que todos se conozcan y es tu tiempo para establecer los principios de cómo funcionará todo.

Recuerda el programar una reunión con ellos cada cierto tiempo para ir conociéndose cada vez un poco más.

En Innovassistant estamos en constante comunicación por chat, pero diría que al menos una vez al día nos reunimos por dudas que es mejor resolverlas en el momento, y bueno..luego esas pequeñas reuniones pueden derivar en conversaciones sobre las series que estamos viendo, si el feng shui es para nuestras vidas, planes de futuro personales…quizás te pueda parecer poco productivo pero puedo asegurarte que las relaciones que se entablan van más allá de los temas empresariales y eso al final repercute positivamente en tu empresa.

2. Preocúpate por el estado emocional de tu equipo

La comunicación interpersonal en equipos virtuales es menos menos rica que la interacción cara a cara.

No sabemos si la otra persona está preocupada, ha tenido algún problema o no se encuentra bien, y es primordial saber el estado emocional de todo el equipo.

Yo lo que suelo hacer es romper el hielo, pongo un saludo en el chat y explico cómo me siento, si estoy hoy con pocas “pilas”, o con mucha energía, e incluso si me ha ocurrido algo a nivel personal. Esto ayuda a que las demás personas se sientan con la total libertad en expresar cómo se sienten.

3. Crea procesos para las tareas y marca prioridades para llevarlas a cabo

Cuando tu equipo es virtual la coordinación es aún más complicada, así que es muy importante establecer prioridades y tener los procesos muy bien establecidos para completarlos en el mejor tiempo y forma.

Lo simple es lo que mejor funciona siempre, así que simplifica.

Establece quién hace la tarea y sobre todo para cuando tiene que estar.

4. Utiliza las plataformas colaborativas

Gracias a los desarrolladores de plataformas tenemos un gran abanico a donde escoger. Sin duda hacen que el trabajo virtual sea más fácil.

Quizás te estés preguntando cuales son las mejores, bajo mi punto de vista las que solucionen las necesidades de tu equipo.

Primero de todo haz un listado de qué necesitas y no te obsesiones con estar a la vanguardia o en constante búsqueda de las “mejores”.

5. Organiza el ritmo del equipo

Cuando se trabaja por separado, es muy fácil la desconexión del equipo, ya que cada uno tiene una vida y unos biorritmos, lo ideal es establecer una organización de equipo, como:

  • Establecer horarios, ¡pero fomenta la flexibilidad laboral!
  • Compartir agendas,
  • Tener reuniones periódicas establecidas,
  • Establecer protocolos de actuación sobre gestión de dudas, urgencias…

6. Confía en tu equipo

Hay empresarios que suelen preguntarme: ¿cómo sabes que tu equipo está realizando sus tareas?, y para responder a esa pregunta solo existe una respuesta: la confianza. Confío plenamente en mi equipo y día tras día me renuevan su confianza, ya que los trabajos están siempre realizados cuando llega su término e incluso antes.

Si no estableces esa confianza te convertirás en vez de en líder en un microgestor de tareas virtual y ni tú estarás a gusto ni tu equipo tampoco.

7. Reflexiona sobre cómo es la cultura de tu empresa

No tiene porqué ser ni jerárquica ni horizontal, lo importante es cómo funciona la dinámica. Si aún crees en la técnica del palo y la zanahoria, te equivocas. Mi consejo personal es que no la utilices ya que el cerebro  humano siempre recordará el palo, sí que la recompensa nos mantiene funcionando pero siempre con el miedo al castigo y eso lo que produce es un límite en la energía que cada persona puede ofrecer.

8. Como líder, hazte esta simple pregunta ¿hay alegría y confianza en tu empresa?

Trata siempre a los demás como te gustaría que te trataran a tí mismo y ¡triunfarás!.

Y si esto de liderar no es lo tuyo, no tienes más que ponerte en contacto aquí y ¡hablamos!

 

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