¿Has empezado el año con ganas de comerte el mundo? ¿Estás pensando en lanzar un producto al mercado? ¿O tal vez tengas planeado introducir un nuevo servicio a tus clientes? ¿Un nuevo curso digital?

No importa, sea lo que sea, el caso es que tienes una meta a conseguir, ¿sí o no?

Problema: ¡hay tanto por hacer que no sabes ni cómo ni dónde empezar!

El obstáculo más común al que no sólo te enfrentas tú sino mayoría de la población al intentar organizar un evento de cierta envergadura, es que encuentras una enorme distancia entre dónde estás ahora y dónde quieres llegar, así que se acaba convirtiendo en no hacer nada por no saber cómo afrontarlo, y al final te ves que nunca llegas a tu objetivo.

Es decir, que no estás sólo.

Evidentemente, tu Asistente Virtual tiene las soluciones que necesitas para conseguir tu objetivo, lanzar tu nuevo producto o servicio y no morir en el intento (metafóricamente, claro está).

El secreto para que se convierta tu objetivo en una realidad es el de coger tu objetivo y descomponerlo en un montón de pasos más pequeños, que poco a poco te irán acercando a dónde quieres llegar, se llama fragmentación.

Toma nota de las siguiente ideas y herramientas, y aplícalas a cualquier proyecto que comporte la organización de un proceso extenso y complicado (¡son sugerencias que surgen de años de experiencia organizándole la vida y el trabajo a los demás!):

1 Marca un objetivo realista

Tiene que ser un objetivo concreto que sea alcanzable en tiempo y forma.

Un objetivo que te motive.

Por ejemplo, olvídate de este tipo de objetivos:

  • Escribir un libro
  •  Un viaje
  • Ganar 100.000€ al año
  • Aprender mandarín.

Son demasiado ambiguos, y se encuentran demasiado alejados de tu situación actual.

Necesitas concreción y pequeñas tareas que puedan ser conquistadas.

Por ejemplo, aprender mandarín te va a comportar años de aprendizaje. Tus objetivos tienen que ser mucho más abordables, tipo:

Primer objetivo: aprender la versión en alfabeto (1 semana)

Segundo objetivo: aprender cómo presentarme (1 día)

Tercer objetivo: aprender a pedir ayuda (1 día), etc…

No marques metas ficticias, ten claro lo que es factible y lo que es pura ciencia ficción.

No te engañes.

Antes de proponer una meta, asegúrate de que sea algo que quieres, que te motiva, y que puede convertirse en realidad en el plazo fijado.

Te recomiendo que siempre reduzcas tus expectativas a la mitad: si crees que algo te llevará una semana, adjudícale una semana y media, porque la vida está llena de imprevistos que te van a frenar, por muy centrado que seas. Esto te ayudará a no fustrarte y continuar con el objetivo.

2 Organiza las tareas que te llevarán hacia el objetivo final

Ahora que tienes tu objetivo decidido, jugamos con las metáforas: imagina ese objetivo como si fuese un pastel. Cada pequeña tarea que conquistes es un trocito de la tarta que vas a ir cortando, hasta que consigas el objetivo final.

Si nos proponemos el realizar un viaje, ya que hablamos del mandarín supongamos que a China: pues uno de tus trozos de pastel será el “administrativo”, que incluirá visados, papeles, dinero, etc…. Y el trocito “transporte”, y el “alojamiento”, “ocio”, etc.

Frente a una tarta tan deliciosa completa, irás organizando lo que tienes que hacer para ir consiguiendo cada una de las tareas en el bloque, siempre fijando metas a corto, medio y largo plazo.

Importantísimo: empieza siempre por el final, el objetivo a conseguir, definiendo qué significa cada una de las tareas, y caminando hacia atrás en tiempo y forma.

Se trata de sumar las diferentes acciones que nos harán llegar a nuestro objetivo: el viaje de nuestra vida.

En el caso del lanzamiento de tu nuevo producto o servicio, te recomiendo que uses mapas mentales para definir etapas, tareas y sub-tareas.

Pregúntate a quien va dirigido, qué necesidades satisface, cuáles son sus atributos y las preguntas genéricas de ¿por qué? ¿qué? ¿dónde? ¿quién? ¿cómo? ¿cuándo? …

Te explico cómo hacerlo en mi artículo Mapas Mentales: herramientas para aumentar la creatividad de tu empresa.

3 Identifica las personas que te ayudarán a conseguirlo

Si tu objetivo es publicar un curso online, y una vez decididas las tareas que se necesitan para llegar a ese objetivo, hay que identificar a los participantes: redactores, diseñadores, informáticos, técnicos de videos y, (¡sobre todo!) asistentes virtuales para coordinar a todo el mundo, y marcar tiempos de realización de tareas.

Piensa que esto lleva su tiempo. No se hace de la noche a la mañana.

Así que piénsalo bien.

Las fases de planificación son fundamentales, y solo si encuentras a la persona perfecta para el proyecto, serán respetadas.

4 Revisa y evoluciona

Nada está escrito en piedra (bueno, ¡al menos nada que te vaya a servir para lanzar un producto al mercado!), así que la revisión es fundamental.

Hay que hacer revisiones estratégicas periódicas para evaluar cómo van las fases establecidas, actualizar listas y calendario, e incluso puede que tengas que adjudicar labores a personas distintas. A veces, no es cuestión de falta de destreza: puede que a la persona le haya surgido un inesperado, tenga mucho más trabajo del previsto, o se haya dado cuenta de que la labor excede sus habilidades.

5 Déjalo en manos de la tecnología

Como siempre te aconsejo: que el buscar un programa informático que te ayude a montar todo no te suponga más tiempo que el realizarlo de una manera sencilla.

Por ejemplo, si mi cliente no tiene un perfil muy tecnológico, utilizo un simple documento de Excel hecho por mí donde anoto objetivos, tareas, sub-tareas, fechas y personas.

Luego voy pasando las tareas a Google Calendar como recordatorio y las comparto con mi cliente.

Pero también te recomiendo que utilices algunas de las muchas herramientas de productividad que encontrarás online, entre ellas, las más destacables son:

Todoist: Con una interfaz sin ningún tipo de complejidades, Todoist te permitirá comenzar a usarla sin tener que sufrir una amplia curva de aprendizaje. Sin importar que estemos en la versión móvil, escritorio o web el acceso a las tareas, listas y proyectos es muy ágil. Puedes integrarla a todo tipo de plataformas como Dropbox o Google Drive, Gmail, mapas de Google Maps o Apple Maps, Zapier o TaskClone.

Toodledo: una aplicación gratuita que te permitirá dividir grandes proyectos en tareas más manejables.

Producteev: es una aplicación multiplataforma, que se integra con servicios de mensajería instantánea como Gtalk o Yahoo Messenger. El uso del símbolo “@” asigna tareas al miembro del equipo, y un sistema de estrella clasifica las tareas por importancia. La aplicación también permite ser manejada de manera intuitiva, por ejemplo, se puede escribir “done” para marcar una tarea como completada o asignar fechas límite escribiendo “today”, “this week”, una fecha y hora específica, etc.

De manera automática, manual, o ambas, lo importante es que ese proyecto que tienes a estas alturas del año, se convierta realidad de la manera más sencilla y menos estresante posible.

Pero si aún no te ves capaz de abordar el proyecto por ti mismo, ¿puedo sugerir una solución mucho más fácil?

¿Sí?

Entonces, te dejo dos palabras: Asistente Virtual.

De hecho, aquí te dejo dos más: Mar Bravo.

Ya sabes lo que tienes que hacer si quieres conseguir tu meta y no morir en el intento.

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