¿Quieres conocer los trucos de productividad personal que cambiaron mi vida (y la de mis clientes)? Aquí te los cuento.

Te levantas y lo primero que pasa por tu cabeza son el sinfín de reuniones, clientes, proyectos, informes, mensajes, correos, etc. a los que te vas a tener que enfrentar hoy.

Entras al trabajo y sabes la importancia que tiene presentar aquel informe, pero en cambio lo primero que haces es mirar el correo y responderlos, encuentras enlaces interesantes que te llevaban a las redes sociales, entre una cosa y otra, cuando te das cuenta ha pasado media mañana.

En los últimos tiempos quizás sólo oigas hablar de productividad, si el concepto lo aplicamos al negocio unipersonal hablamos de productividad personal ¿te suena?

La productividad personal no quiere decir trabajar muchas horas, ni saber gestionar tu tiempo, sino es tu manera de organizarte, intentar conseguir tus logros de una manera organizada y sin estrés. Vivimos en un momento en que lo peor de todo no es la cantidad de tareas que debes completar en un día, sino la velocidad con la que debes realizarlas.

Hoy en día, todo va tan rápido que el informe que tenías que escribir, si puedes escribirlo para ayer, mejor que para hoy. Lo que has concretado hoy, mañana ya no te sirve, ¡qué digo mañana!, seguro que en media hora han cambiado los parámetros y hay que reformularlo de nuevo.

¡Respirar! tienes que respirar profundadmente y adaptarte a la velocidad de los cambios, y encontrar métodos adecuados que te ayuden a optimizar tu productividad personal.

Para una Asistente Virtual como yo, la productividad personal es una las herramientas más importantes de mi trabajo. Si no consigo organizarme adecuadamente y sin estrés, sufro yo y sufren mis clientes.

Y eso no es aceptable.

Afortunadamente, hace algunos años descubrí a David Allen.

No, David no es el líder de una secta ni de ninguna organización sospechosa.

Se trata simplemente, de un hombre que un buen día diseñó uno de los métodos de gestión de actividades más útiles de la historia: Getting Things Done (GTD), sistema que en nuestro país se conoce como  ‘Organízate con eficacia’, una forma fácil, clara y altamente eficaz para lograr un estado relajado y eficaz de productividad personal.

¿Cuáles son los principios de Getting Things Done?

Lo principal es vaciar de información la mente. El cerebro no entiende de prioridades, para él una tarea pendiente es una tarea pendiente, no sabe distinguir entre comprar el pan o entregar la tarea a un cliente. Y constantemente te está llevando a “su” tarea pendiente sin orden de prioridad. El GTD te ayuda a:

  • Diferenciar aquellas actividades sobre las que puedas actuar en resultados y pasos concretos.
  • Organizar toda la información y recordatorios de la manera más ágil posible, en listas.
  • Mantenerte al día y tener siempre presente los seis horizontes de tus compromisos (propósito, visión, objetivos, áreas de interés, proyectos y acciones).

Al incorporar GTD he conseguido aliviar la sensación de caos que uno tiene cuando empieza su día laboral, he ganado confianza, y he liberado un torrente de energía creativa asombroso, al tener la mente liberada.

¿Por dónde se empieza con GTD?

Estos, aunque parezcan algo rudimentarios, son los pasos más importantes que yo sigo habitualmente con mi trabajo personal y el de mis clientes:

  • Organizar todos los papeles de mi escritorio.
  • Procesar todas mis bandejas de entrada hasta dejarlas vacías.
  • Vaciar de mi mente todas las tareas e ideas y pasarlas a un programa informático donde lo tengo todo organizado por listas.
  • Crear un sistema de archivo de fácil referencia.
  • Crear listas donde vayan a parar todas las acciones que debo tomar: organizándolas con diferentes nombres.
  • Utilizar un calendario para recordarme mis tareas (o las de mis clientes) y citas futuras.
  • Hacer una revisión diaria y una más profunda, semanal, para mantener el sistema activo y coherente.

Vale, David Allen tampoco ha inventado la rueda, estoy de acuerdo. Pero cuando pones todo el conjunto en práctica ¡funciona!

Básicamente el método se basa en:

Recopilar todo lo que tenemos en nuestra mente y sacarlo fuera (profesional y privado). Reuniones, cumpleaños, compromisos, entrega de trabajos, llevar el coche al mecánico, ideas, etc. Así nos centraremos en lo importante del momento. Si lo tuyo es la informática, utilízala para apuntar todo lo que recopiles, pero si tu perfil no lo es, no te preocupes, con libreta y bolígrafo se puede realizar perfectamente.  Escribe todo lo que te ronda por la mente.

A parte de las cosas que tenemos en nuestra cabeza, también tenemos que hacer lo mismo con nuestro escritorio: revistas que tenemos que guardar- leer, catálogo de un proveedor, facturas, documentos del banco. La idea es que termines con el desorden de tu alrededor y organices tu mente y tu vida.

De momento sólo lo recopilamos, no hacemos ninguna acción más, eso nos ayudará a tener conocimiento de las cosas.

Como ejemplo de recopilar: estás trabajando en un proyecto y se te ocurre un tema para tu próximo post, en ese momento tomas nota de él y te olvidas, continuando con lo que estabas haciendo. Cuando lo sacas de tu mente  puedes ser más productivo porque te centras en lo que estabas haciendo ya que sientes que tienes la idea retenida.

Procesar todo lo recopilado. Una vez que tengamos todo recopilado, pasamos a la acción de qué hacer con todo lo que tenemos. Hay que analizar si debes descartar, aplazar, delegar, archivar o ejecutar.

Un ejemplo puede ser tu correo electrónico, quizás puedas hacer una limpieza y dejar tus mensajes a menos de la mitad.

Organizar lo procesado. Haz diferentes listas donde irás poniendo todo el material procesado. Cada uno puede tener sus listas personales, yo tengo: lista de llamadas, espera, acción, algún día, calendario y archivo. Aunque puedes tener tantas como necesites, pero piensa que a más listas, más control.

Intenta ser conciso a la hora de trasladar una tarea a una lista, no puedes traspasar algo tan genérico como “presentación para el evento”, tienes que desglosar la tarea en sus diferentes acciones, estructurar la presentación, contenido, buscar fotos,…

Hacer: cada persona tiene a lo largo del día una energía, yo suelo tener el nivel más alto a primera hora del día.  Tu detecta el tuyo y dedica ese tiempo a las tareas más importantes del día las llamadas (TMI), o tareas clave para hoy. Lo ideal es realizar entre 1 y  3 tareas por día de las TMI, sin olvidar el resto de tareas que las debes estructurar durante el día. Planifica tu día.

Yo normalmente trabajo el domingo tarde y me organizo el lunes, así voy organizándome cada tarde a última hora del día. Eso me ayuda a que cuando empiezo a trabajar por la mañana ya tengo planificado el día y las tareas a realizar.

Revisa con regularidad: mi método personal es realizar una revisión diaria, para ir actualizando las listas e ir viendo tareas, así no se me escapa nada y una más profunda semanal donde hago el mantenimiento de todo el sistema.

Aunque es un sistema muy ingenioso y que funciona, cuando lees el método, puede parecerte algo engorroso. Simplemente tienes que ser constante y metódico sino, no te funcionará, ese es su mayor secreto.

A la hora de ponerlo en práctica tampoco te compliques la vida buscando el programa informático que mejor se te adapta, porque si además de familiarizarte con el método tienes que dominiar un nuevo programa informático, te será costoso por tiempo y capacidad y lo abandonarás. Impleméntalo con lo que tienes, se puede adaptar a todo.

Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales que sufrimos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente. Según él, es más práctico llevar a cabo nuestras tareas reflexionando previamente sobre ellas y generando una serie de acciones que deberemos hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo todo de nuevo durante su realización.

Si mantenemos nuestro sistema GDT actualizado y suficientemente revisado podremos saber en todo momento las opciones de las que disponemos en relación a lo que estamos haciendo y lo que no.

Si quieres conocer mejor este método, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Y si necesitas a alguien organizado que dispare tu productividad, aquí estoy.

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